Zápis do veřejného rejstříku notářem

Mgr. Šimon Klein, notářský koncipient v notářské kanceláři JUDr. Ing. Ondřeje Kličky

 

Stále ještě relativně novou kompetencí notáře je možnost zapisovat do veřejných rejstříků. Původně se předpokládalo její zavedení již v souvislosti s rekodifikací civilního práva a veřejnost tak o této kompetenci byla informována dlouho před tím, než se přímé zápisy do obchodního rejstříku skutečně rozběhly, a to dokonce  ve dvou (předčasných) vlnách. takže se zdá, že skutečné spuštění přímých zápisů do veřejných rejstříků provázela v médiích podstatně menší pompa.

N

 

otář v rámci této činnosti může pomocí dálkového přístupu zapisovat do všech veřejných rejstříků, zejména pak do rejstříku obchodního, může měnit stávající zápisy, ale i nové subjekty zapisovat, případně stávající vymazávat.

 

Podmínkou pro tuto činnost je, že notář provádí zápis do veřejného rejstříku na základě vlastního, tzv. podkladového notářského zápisu. Tímto podkladovým notářským zápisem může být i listina, která jinak formu veřejné listiny nevyžaduje. Klient si v tom případě v podstatě připlácí za možnost rychlejšího a flexibilnějšího přímého zápisu, spojenou s vyšší formou příslušné listiny.

 

Ne všechny zápisy do veřejných rejstříků se však provádějí na základě právních jednání, nebo rozhodnutí orgánů právnické osoby, které mohou mít formu (být osvědčeny ve formě) notářského zápisu. Takovým případem je např. skončení funkčního období uplynutím času, nebo změny, které je třeba zapsat na základě rozhodnutí soudu. Vzhledem k tomu, že o těchto skutečnostech nelze sepsat podkladový notářský zápis, nemohou být notářem do veřejného rejstříku přímo zapsány. Z toho je patrné, že notář svou činností nesupluje činnost rejstříkového soudu, pouze jej doplňuje.

 

V některých případech je možné provést zápis do rejstříku výhradně na základě podkladového notářského zápisu, jako např. při změně firmy, nebo např. podřízení společnosti zákonu o obchodních korporací.

 

Zpravidla je však k přímému zápisu doložit ještě další listiny. Půjde o listiny, které by jinak zpravidla tvořily přílohy návrhu na zápis do veřejného rejstříku. Přiložit je však třeba i ty listiny, které jsou výstupem z informačních systémů veřejné správy, do nichž má rejstříkový soud přístup a které tedy v zásadě není třeba rejstříkovému soudu předkládat, neboť si je může vyhotovit sám. Zejména je to výpis z katastru nemovitostí, nebo výpis z rejstříku trestů.

 

Typickým příkladem je založení obchodní společnosti. Kromě podkladového notářského zápisu musí zpravidla zakladatelé předložit

  • k zápisu sídla společnosti souhlas vlastníka s umístěním sídla, výpis z katastru nemovitostí, prokazující, že skutečně jde o vlastníka nemovitosti na příslušné adrese, a v ideálním případě též rozhodnutí jednatele společnosti o umístění sídla na danou konkrétní adresu,

  • k zápisu statutárního orgánu souhlas osoby, která se má stát statutárním orgánem/členem kolektivního orgánu se zápisem do veřejného rejstříku, čestné prohlášení této osoby a výpis z rejstříku trestů prokazující její způsobilost být jednatelem,

  • k zápisu předmětu podnikání zpravidla výpis z živnostenského rejstříku,

  • a dále ještě k zápisu základního kapitálu a podílů jednotlivých společníků prohlášení správce vkladu a příslušné potvrzení banky.

Některé, nebo dokonce všechny tyto listiny, bude moci klient předložit notáři až po sepsání podkladového notářského zápisu. V tom případě sepíše notář podle § 80h notářského řádu notářský zápis osvědčující předložení těchto listin.

 

Tato dichotomie, kdy některé podklady pro zápis do veřejného rejstříku jsou ve formě soukromé a některé ve formě veřejné listiny v praxi vede ke komplikacím s určením, co má v konkrétním případě být podkladovým notářským zápisem a kterou listinu je tedy nutné vyhotovit ve formě veřejné listiny.

 

Typickým příkladem je změna v osobě společníka ve společnosti s ručením omezeným. Není totiž zřejmé, zda může být podkladovým zápisem notářský zápis o rozhodnutí valné hromady o souhlasu s převodem podílu (s tím, že samotná smlouva o převodu podílu by notáři byla doložena ve formě soukromé listiny), nebo zda má být podkladovým notářským zápisem vždy smlouva o převodu podílu.

 

Praktičtějším řešením by zřejmě byla prvá varianta, nejen proto, že požadavek na smlouvy o převodu podílu ve formě veřejné listiny by mohl přímý zápis do veřejného rejstříku značně prodražit ve srovnání se zápisem prostřednictvím obchodního rejstříku, ale zejména proto, že smlouva o převodu podílu by se jako podkladový notářský zápis nutně dostala do sbírky listin. Účastníci přitom mohou mít legitimní zájem na tom, aby taková smlouva nebyla zveřejněna, neboť může obsahovat mnohé citlivé údaje – kromě kupní ceny též mnohdy podrobné garance informující o stavu společnosti. Praktický dopad přímých zápisů by tak mohl být značně okleštěn, neboť podle významné části notářských zápisů podle § 80a notářského řádu by nebyly přímé zápisy vůbec prováděny, ledaže by informační systém veřejných rejstříků umožnil nezakládat podkladový notářský zápis do sbírky listin. 

 

Tomu lze samozřejmě vytknout, že v notářském zápisu osvědčujícím rozhodnutí valné hromady o souhlasu s převodem podílu je sice dostatečně specifikováno, který podíl bude převáděn, kým a na koho, tímto rozhodnutím však nedochází k samotné změně společníků. K tomu dochází až na základě samotné smlouvy o převodu podílu (rozlišovat za tímto účelem, zda k podpisu smlouvy došlo před anebo až po rozhodnutí valné hromady, se jeví jako přílišný formalismus).

 

Tomu lze jistě dát za pravdu, na druhou stranu však podobný problém (dovedeme-li věc ad absurdum) nastává i u změny společenské smlouvy co do sídla společnosti. Pokud valná hromada společnosti např. rozhodne, že sídlem společnosti bude nově Brno namísto Prahy, není tím ještě určena konkrétní adresa sídla společnosti. K tomu opět dochází na základě samostatného právního jednání, v tomto případě rozhodnutím jednatele. Pokud by však i takové rozhodnutí mělo mít formu veřejné listiny, mohlo by to jistě agendu přímých zápisů zcela marginalizovat.

 

Přes tyto výkladové nejasnosti je již po relativně krátké době fungování přímých zápisů do veřejných rejstříků jasné, že se tato nová kompetence notářů v praxi velice osvědčila a přispěla ke zrychlení a zefektivnění agendy zápisů do veřejných rejstříků a tím i k zmírnění překážek podnikání a celkovému zlepšení podnikatelského prostředí.

 

Nelze si však nevšimnout jisté legislativní nesystematičnosti, kterou tento stav přináší. Notář je oprávněn provádět zápisy do všech veřejných rejstříků, což je jistě bez nadsázky právní revolucí, zastíněnou jen rekodifikací soukromého práva. Bez možnosti provádět zápisy též do veřejných seznamů však tato revoluce zůstává neúplná.

 

Důvody, které vedly k umožnění přímých zápisů do veřejných rejstříků přitom lze bez dalšího aplikovat i na agendu zápisů veřejných seznamů. Jde o agendu zcela srovnatelně složitou i významnou, jež se týká srovnatelných majetkových hodnot. Pokud je navíc zápis prováděn na základě veřejné listiny, není tato listina po materiální stránce přezkoumávána, přezkum je toliko formálně-technický (viz § 17 odst. 2 katastrálního zákona). Jde ostatně o listiny, jimž svědčí presumpce správnosti.

 

Nezanedbatelnou výhodou faktického rázu je i to, že notář provádí přímý zápis na základě veřejné listiny, kterou vyhotovil sám a nehrozí tedy, že by mohl být zápis proveden na základě padělané listiny. Přitom míra, s kterou jsou padělané listiny předkládány zejména katastrálním úřadům, je nezanedbatelná a spolu se skutečností, že podvody na realitním trhu se staly předmětem organizovaného zločinu, vedla k improvizovaným opatřením v podobě zvláštní ochranné lhůty dle § 16 a § 18 odst. 1 katastrálního zákona. Nelze konečně pominout ani to, že orgán, který vede příslušný veřejný seznam nebo rejstřík, má k dispozici pouze listinu, na základě níž má být zápis proveden, zatímco notář má před sebou zpravidla též obě strany smlouvy.

 

Zpět